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淺談PMO對組織的重要性

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PMO

請讀者試著想像這樣的故事場景:小鮮肉肉圓店是一間開設在某大學附近的清蒸肉圓攤,老闆阿園為了確保肉圓的品質,堅持自己生產生肉圓;因此,好吃又衛生的肉圓不但深受大學學生的歡迎,甚至許多畢業回到家鄉的校友也常常對阿園的肉圓念念不忘,甚至不惜驅車回到母校,只為了重溫肉圓的美味。

某天,下決心要拓展生意的阿園坐在桌前謹慎的檢查自己幾個月來的銷售紀錄。他發現在寒冷的日子裡,肉圓的銷路特別好,甚至常常發生供不應求的狀況;另一方面,天氣熱的時候雖然生意也還過得去,但是偶而也會有生肉圓放太久而酸掉的狀況。此外,不論淡旺季,每天總是會有十位左右的顧客是特地從外地來吃肉圓的慕名者。

為了解決這些問題並滿足市場的需求,阿園設立了以下幾個目標:

第一:想辦法讓冬天時,每天都有足夠的肉圓可以賣。

第二:想辦法讓夏天時,不會浪費做好的生肉圓。

第三:想辦法滿足住在各地想吃肉圓的顧客。

阿園將完成第一個目標的任務交給大兒子,第二個交給二兒子,第三個交給了小兒子來執行。

唯一學到包肉圓絕技的大兒子決定冬天時,每天打烊後自己留下來多做一個小時的生肉圓;同時,他另外用公款購買了一台冷凍設備以確保生肉圓的新鮮度。

在大兒子努力的達成任務的同時,二兒子也決定用公款購買一台冷凍設備以確保生肉圓的新鮮度;此外,讀資管的二兒子為了將多餘的生肉圓銷售出去,決定自己架設一個購物網站來販賣冷凍肉圓。

為了讓外地的顧客也能吃到肉圓,小兒子決定請IT公司幫忙設立一個購物網站,同時,為了培養顧客忠誠度,他採用臉書粉絲團定期發布肉圓常識、營業公告、甚至是店員八卦等等關於小鮮肉肉圓店的資訊;此外,並搭配在地SEO的策略跟關鍵字廣告的方式,讓各地的新舊顧客都知道現在可以輕鬆的上網購買他們的冷凍肉圓。

 

六個月以後,忙著賣肉圓而忘了這三件事的阿園突然想起這三個任務,他決定好好檢查三個兒子的成績。結果,他發現大兒子跟二兒子各買了一台冷凍櫃造成電費的浪費跟重複投資;同時,他也發現網路上有兩個都叫小鮮肉肉圓店的購物網站,分別架設在不同的虛擬主機上。阿園敲了敲計算機,吐血的發現雖然肉圓的整體銷路增加了,但是扣掉新增的營運成本後,實際利潤不升反降…

 

公司或是組織為了長遠的發展,會訂定長中短期的目標以及發展策略;為了達成這些目標,許許多多的計畫(Program)以及專案(Project)會因應而生使得公司的目標能達成。PMO (Project Management Office, 專案管理辦公室)是一個公司或組織內的管理機構。根據PMBOK的定義,PMO是一個標準化專案相關的治理流程並幫助不同專案間順暢的分享資源、方法、工具以及技術的角色,PMO必須充分了解公司的高階策略目標以及如何滿足這些目標。PMO的通常具有以下功能:

  • 管理轄下各專案間分享的資源
  • 辨識並發展專案管理方法及標準化流程
  • 指導、監督、訓練專案管理人員
  • 稽核專案是否依照標準流程進行
  • 發展專案管理政策、流程、範本及其他標準文件
  • 協調專案間的溝通

 

因此,身為小鮮肉肉圓店的高層,阿園理應該扮演好PMO的角色。阿園必須指導三個兒子執行專案的要點及方法,協調專案間可共用的資源(例如大兒子包肉圓的技術、二兒子會寫程式的技能)及設備(例如冷凍櫃及購物網站);在專案進行期間,阿園也應該同時關心專案的進度並適時給予指導。

最重要的是,阿園必須依照公司的策略目標,管理各個專案間的依賴關係;例如,如果阿園的企業層級的目標是成為“全台灣人都吃得到的肉圓“,那麼公司應該投注較多的資源在購物網站以及關鍵字廣告的經營上;反之,如果阿園只是要平衡淡旺季間的銷售落差,那麼添購冷凍設備並訓練兩個兒子學會包肉圓的技巧應該才是他應該專注的項目。

 

在公司營運跟成長的腳步上,PMO必須了解如何改善作業方式,站在了解全局、以達成高階目標為導向調和鼎頤,使公司各項作法皆能按部就班進行並因此有稽核的標準,同時讓資源被做最好的利用。

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以上內容由Astralweb 歐斯瑞編寫製作

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