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寫出適當的專案週報格式

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專案週報格式

為了達成特定的目標或商品而在特定期間內、投入特定資源進行的一系列活動就叫專案。因為專案的成果關係到公司的經營目標,所以在專案進行中專案的贊助人跟利害關係人都會非常關注專案進度,希望能準時得到如預期的產品或成果;為了幫助專案的贊助人跟利害關係人能清楚掌握專案進度,並且適時提供協助給專案團隊,專案經理定期提供跟專案相關的資訊就顯得非常重要了。

因為每個專案的長短都不盡相同,專案狀態報告的週期應該依整個專案時間來決定適當的頻率;適當的頻率可以幫專案經理跟贊助人更有效率的掌握、預測專案進展。打個比方來說,在一個為期8天,目標是規劃並執行一個”讓同事們都吃得很開心的中秋烤肉宴“的迷你專案中,您總不會希望福委每個禮拜才跟大家報告一次吧 😉 相反的,在一個名為“打造102摩天大樓”的專案裡,如果專案經理每隔兩天就跟業主提供一次內容為“這兩天都在灌漿,進度順利”的報告,似乎也無法讓業主從這樣的報告中掌握什麼有用的資訊。

一般來說,在為期三~四個月的電子商務網站專案中,因為WBS裡的每個工作包大約都為期一~二週,所以每週提供一次專案進度報告是適當的報告頻率。

 

為了讓贊助人藉由專案週報瞭解專案進度,專案週報應該至少傳達以下資訊讓贊助人知道專案經理有能力完全掌握專案:

  1. 專案現在走到哪了?是否有按照進度在走呢?沒有的話是什麼原因呢?
  2. 接下來在計畫中要進行的工作跟預測接下來可能發生的問題。
  3. 專案中需要協助的事項。

 

在進行專案週報之前,專案經理會需要一些由專案團隊提供的資料,這就是專案成員週報。

 

專案內部使用的成員週報應該包含以下的內容:

  • 報告日期。
  • 本週開始的工作。
  • 本週應該開始但沒有開始的工作,以及沒準時開始的原因。
  • 本週完成的工作。
  • 本週應該完成但沒有完成的工作,以及沒準時完成的原因。
  • 下週的計畫。
  • 會發生改變的工作項目以及預計更改的時間。
  • 需要幫助的項目跟已提出但尚未得到回應的項目。

專案經理應該要將每個團隊成員提出的資料做整理,歸納出問題之間的關係,藉此彙整出對管階層或專案贊助人有幫助的進度報告。

 

專案報告是專案經理跟贊助人、主管、利害關係人之間進行有效溝通的好工具,應該包含以下的內容:

  • 專案名稱
  • 客戶名稱及其他被報告人:應該包含專案贊助人、應該收到報告的利害關係人、主管… 等等。
  • 報告人:通常就是專案經理本人。
  • 專案簡報:可以用簡短的文字敘述一下現在專案中值得說明的要點,例如重大交付、重要議題、或是特殊的工作內容… 等等。
  • 專案財務狀況:專案經理應該利用這個部分說明預算執行的狀況,預算科目可以是人員的薪資、生產設備或是使用的軟體等等。可以藉由將專案計畫(預算)與完成工作(實獲值)做比較,指出專案中需要特別留意的財務狀況。
  • 風險檢討:可以在這部分說明本次報告區間中發生或改變的風險,包含因風險而發生的沖擊等狀況。要記得把被改變的風險變更紀錄表也附在報告上;另外因為風險項目被改變,相對的風險管理計畫也會需要做必要的修改,並且作為這份報告的附錄。
  • 風險變更紀錄:如果在上一點中,有新的風險被辨識出來,則要在這份報告中附上風險變更紀錄。這份文件在整個專案中要一直被維護以確保他是最新的版本。
  • 其他議題:專案經理如果有發現什麼是在專案範圍之外,但是大家可能會有興趣的關聯議題的話,可以在這邊提出來。
  • 里程碑/交付物列表:這邊應該說明現在專案的進度距離各個里程碑以及之下的交付項目的差距,如果在這邊發現交付項目有延遲的話,則必須說明原因以及可以採取的彌補做法。
  • 計劃中的下階段工作/活動內容:依照計畫,接下來該做什麼呢?這個部分應該說明哪些工作項目是可以在下次報告中檢討的。

 

適時提供內容清楚的專案報告可以幫助專案經理跟客戶進行更清晰明確的溝通;不過,我們永遠都應該記住溝通的重點是要讓雙方能彼此理解共同討論的內容。與其拘泥於文件格式,不如更專注在討論出雙方都能輕易了解的內容上會來得更重要。專案中各式文件都應該提供讓各方能輕易、清楚的瞭解的訊息才是專案經理更重要的任務。

以上內容由Astralweb 歐斯瑞編寫製作

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