文章彙整

使用Atlassian JIRA前 (一):先理解你的商業流程

By Astral Web 1 month agoNo Comments
首頁  /  其他  /  專案管理  /  使用Atlassian JIRA前 (一):先理解你的商業流程

總覽

現在你已了解多種專案管理工具,擁有許多選項,並且得知多間公司已成功的使用如JIRA等的工具,現在的你可能迫不及待想盡快使用。

 

但是,請先等一等,先不要註冊那免費試用版本。

 

首先,請先確認你能夠記錄公司的運作流程;以及公司與團隊內外部工作流程,因為這些資料是在你使用新工具的前期所需要的,而前期所需時間依實際狀況而定,幾週到幾個月都有可能。

 

如果基本的「待辦事項」、「處理中」以及「完成」狀態對你來說已足夠,那麼你可以在免費試用期間內快速測試,同時也還有其他工具適用於這樣簡單的任務管理。

 

若你的前置作業沒有事先準備好,你有可能會浪費許多時間與金錢。一個月的免費試用期是非常短暫的,你可加入Atlassian官方所舉辦的工作坊與研討會,或是從與本篇相似的教學文章中學習。

 

在本篇文章中,將說明我們是如何分析我們的公司業務與開發流程。

歐斯瑞是個敏捷開發團隊

我們喜歡將專案內容,用視覺化的方式呈現,這樣可以幫助團隊輕鬆理解任務並根據需求對其進行準備與處理。我們想要保持彈性,並且快速工作,因此即便有些專案上的需求尚未完全完成時,還是會邊進行邊補足。

瞭解主流程

我們的想法是,建立一個主流程,好將所有團隊的流程無縫的集合在一起。

首先,我們檢視了我們每一個團隊的工作流程來確認我們的想法。

本來就知道每個團隊的流程皆有差異,但當真正深入瞭解後,我們才發現幾乎每一位成員皆有各自的流程與工具,並且其中有些差異是顯而易見的,例如使用不同的作業系統,如Windows或Mac。

而為了瞭解得更加詳細,我們建立一份表格,讓大家詳細列出他們所使用的工具,統計發現,無論是在已知還是未知的工具,使用者會依據個人喜好或共享需求選擇免費或付費版本。

 

緊接著,我們檢視了專案是如何被生成,以及待辦任務是如何在團隊中傳遞。

 

像是我們如何透過電子信件與應用程式進行溝通、以及分享的資訊量和我們所使用的工具各有差異。即使我們有者豐富的經驗,整體流程也沒有什麼太大的問題,仍有些問題是可能會在未來引起重大疑慮的。

 

此時,我們體會到要建立一個主流程並不是這麼容易的。

 

我們必須重新定義每個個人與團隊流程來建立新的連結,而這些連結將成為主流程的一部分。

標準化工具與流程

我們深入研究我們的團隊流程,並規範一些基本流程在團隊運作上,共花費三個月的時間與開發、設計、測試、專案、行銷以及業務不同團隊來進行討論,確認團隊目標,並釐清要如何優化與簡化我們工作流程。

 

我們檢視並分析一些大型專案,針對每個團隊將所有工作拆解成一個一個步驟,並從中瞭解團隊與團隊之間是如何共事的。

了解你的專案類型

專案類型是決定工作流程的重要因素,這也就是為什麼我們要瞭解自己的專案,以我們公司專案舉例,主要是大規模的電子商務網站開發、行銷網站,以及其他特色專案。

每個專案的範疇為何

我們透過過去的專案執行經驗,來瞭解不同類型的專案運作模式;也同時參考一般任務的運作,以便快速處理較小的工作。

 

我們列出專案類型、專案運作的差異以及完成專案所需的任務列表,這些可以確保我們JIRA上的步驟,足以處理列表中的所有任務。

各類型的專案需哪些團隊參與

並不是所有團隊都會參與每一個專案,或者每一個階段,因此必須釐清每一個專案所需要的人員。

 

透過專案人員的釐清與分析後,能夠簡化減少一些流程。舉例來說,前期討論規劃的階段,不需要開發團隊的參與;詳細的開發與設計階段,專案經理也不需要每一次都參與,如此一來我們就可簡化向專管人員呈現的方式。

誰可以參與這些專案?

考量專案的機密性,希望工具可以協助我們控管每一個專案的參與人員,JIRA就有提供這功能,只要你有明確的政策規範,便能在JIRA上針對每一個專案做權限設定。

瞭解你的非開發團隊

JIRA 是個非常適合軟體開發的工具,但對於其他非開發團隊,也是如此嗎?我們認為是有幫助的,因此在規劃上我們也考慮了非開發團隊,像是業務、行銷,與小型專案所需的流程。

記錄你的流程

在JIRA重建你的流程之前,需要先將你的商業/工作流程轉換成具有可編輯邏輯性的多種狀態,以及狀態轉換標籤,接著建立一份完整文件,用來追縱與確認與確認所有你在JIRA上的需求。

還有更多的資訊以及設定教學,我們將在未來的文章中持續分享給大家,敬請期待!

 

歐斯瑞提供一份關於網頁式介面工具JIRA雲端軟體替代工具相關比較圖表:點此立刻下載PDF。

 

以上內容由Astralweb 歐斯瑞編寫製作

 000

推薦文章

Category:
  專案管理

留下回應

你的電子郵件地址不會被公開.

取得獨家電子商務祕技

建立更好的策略靈感

跟上全球的網路趨勢

絕佳的電商解決方案

電子商務戰略全指南

每月發送電商戰略指南,只要填寫E-mail即可訂閱!

請到您的信箱確認,即可完成訂閱。