選對合約類型,讓專案更順利

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在之前的文章中,我們提到溝通對於專案成功的重要性;當雙方對於專案的交付物達成共識之後,將買賣雙方的權利及義務明文記載的文建,就是專案合約了。

一般的專案合約可以分為總價合約、成本補償合約、以及工料總價合約三種類型。不同的合約可針對不同的狀況提供對買賣雙方公平的條件,讓專案進展更順利。

總價合約是最常見的合約類型,我們今天先對這種合約做介紹。

 

顧名思義,總價合約就是買賣雙方必須在合約中明確規定:買方應該支付的金額、賣方應該於何時交付的成果,以及雙方未依約履行義務時的處理方式。因為這種合約的內容非常明確規範了賣方必須達成的範圍,對買方來說因此較有保障,所以一般的合約都會採用這種類型;但是相對的,當買賣進行中買方要變更合約內容時,總價也會因此向上調整。

 

若要馬兒跑的快,就要給馬多吃草;很多情況下,如果交付成果有明確的評量標準,有時買方也會在合約中訂定激勵條款來換取更快速或是更好的品質。總價合約依照有無激勵條款還可再細分如下:

固定總價合約:

這是最常見的合約形式,合約在採購一開始就講好總價,所以除非是專案範疇有變更,賣方都有義務如期完成交付物;雖然這樣的合約看似對買方來說最省事也最保險,但其實合約必須訂定明確詳細的規格及需求,否則賣方是有權對新增部分另外報價的。

要注意的是,只有當買方非常明確的知道自己的需求,同時採買的物品也非特殊規格的時候才適合這類合約。

舉例來說,需要一台電腦來提高工作效率是專案的目標,到光華商場組一台電腦則是專案中的一個採購項目;如果買方能指名CPU、硬碟、主機板、電源供應器及機殼等的硬體型號規格及必須的軟體,則賣方當然能清楚明確的報價。反之,如果需求規格只是籠統”文書機”、”上網機”的話,則有可能發生交付物的功能不符所需,導致買方必須付出額外代價以達到原本的目標;例如,買文書機的報價單(也就是合約)中沒有列出MS-Office的價格,而商家以Open Office代替,結果買方就必須額外支付Office 365軟體的安裝及訂閱費用。

 

總價加上激勵費用合約:

這種合約中除了明確的規格需求之外,還必須事先訂定績效目標跟激勵費用的計算方式。當賣方的表現達到設定的績效要求時,則可以獲得財務上的獎勵;雖然這類型的合約總金額會等全部工作完成之後才會確定,但是因為上限有在合約中明定,因此對買方來說還是能明確的推估預算。

如果買方重視的除了賣方能如期交付成果之外,還希望能節省成本、提前交付、或是賣方能提供更好的技術做出交付物時,就可以考慮採取這種合約。

舉例來說,大都會盛行的單車快遞提供了“準時的將急件送到目的地”的服務,因此寄件人可以在送件時跟快遞車手約定像是”提早每五分鐘另外多付合約金額的一成當獎金,獎金最高到給三成”的承諾來作為獎勵制度。

透過這種合約,買方可以鼓勵賣方全力以赴提供更好的專案結果,算是雙方都能互惠的一種合約。

 

總價加經濟價格調整合約:

這是一種在極端條件下能保障雙方權益的合約。由於產品特性的關係,有些專案合約期間會持續一段以數年計的長時間;在此情形下,為了保障賣方在通貨膨脹等經濟情況下可以有足夠的能力履約,同時也能維持長遠的良好合作關係,買賣雙方會在合約中說好對哪些變動條件下會進行的最後總價調整方式。變動條件有可能是銀行利率波動,也有可能是成本、原物料價格變動。

舉例來說,如果船運公司在鋼價波動很大的時期,跟造船廠簽訂了為期三年的的合約來購買一批貨輪,為了避免鋼材成本價格波動太高造成造船廠的經濟負擔、甚至影響到履約的能力,就可以在合約中針對成本的變動列出調整公式。如果鋼價上漲則造船廠可以透過上調的合約金額獲得補貼;另一方面,如果鋼材價格下跌,船運公司也可以因此減少訂單金額。

此外,造船廠有可能必須跟銀行先貸款來支付必要開銷,為了避免利率波動對造船廠的財務造成壓力,也可以在合約中說好總價的調整方式。

 

慎選合約除了能幫助專案進行夠順利之外,更重要的是能因此跟表現良好的廠商建立穩定的合作專係,這對企業專注在增強自己的競爭優勢會非常有幫助。買賣雙方都應該多考量自身條件以及商品特性來選擇最合適的合約。

 

 

以上內容由Astralweb 歐斯瑞編寫製作

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